Laura trekt tijdig aan de alarmbel en plaatst zelf bestellingen die wel nog door een mens worden goedgekeurd, in dit geval een medewerker van de stad. Op die manier mag de stad nooit te weinig stock hebben, maar ook nooit te veel.

“Met dit systeem kunnen we jaarlijks duizenden euro’s uitsparen en het verkleint onze ecologische voetafdruk”, zegt Erik Laga, algemeen directeur bij de stad. “In samenwerking met Cityhub van Bpost kiezen we via de software steeds voor de meest ecologische oplossing voor de last mile leveringen van materiaal.”

Inzetten op digitalisering

Mechelen zet volop in op digitalisering en was al een tijdje op zoek naar een systeem om efficiënter en intuïtiever om te gaan met de aankoop van onder andere kantoormateriaal en computers. De stad wilde ook makkelijker haar contracten, bestellingen en leveranciers beheren.

Laura is het geesteskind van Yucopia, waarmee de stad meteen een samenwerking voor tien jaar aangaat. Het techbedrijf creëerde een software waarmee overheden dat via een centraal dashboard kunnen doen. “Een soort Bol.com voor raamcontracten”, klinkt het. Ook het transport wordt op een slimme manier geregeld om het aantal kilometers terug te dringen.

“Sinds de lancering in het najaar van 2019 zijn al heel wat kmo’s op de kar gesprongen. Meer dan 3.500 om precies te zijn. Maar ook voor publieke instellingen, steden en gemeenten maken wij een verschil. Dat zij nu ook de weg vinden naar ons platform, doet enorm plezier”, vertelt Olivier Glorieux, zaakvoerder van Yucopia.