Forfaitaire onkostenvergoeding onder vuur

05/06/'09 Filip Tilleman Een werknemer ontvangt soms naast zijn loon ook een maandelijks een forfaitaire onkostenvergoeding. Deze wordt geacht allerlei onkosten te dekken die een werknemer maakt in het kader van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst (bv. parkeerkosten, gebruik bureau thuis, vakliteratuur, relatiegeschenken,...).

Deze onkostenvergoeding is niet belastbaar en niet onderworpen aan rsz-bijdragen. Het is dan ook één van de topprioriteiten van de sociale inspectie om bij routinecontroles van bedrijven na te gaan of deze onkostenvergoedingen in wezen geen verdoken loon zijn. De sociale inspectie zal moeten aantonen dat ofwel deze onkosten totaal geen verband houden met de uitoefening van de job ofwel dat de werkgever totaal niet verplicht was deze onkosten te vergoeden ofwel dat de onkosten nooit werkelijk gemaakt zijn geweest.

De bewijslast ligt dus in eerste instantie bij de sociale inspectie. De werkgever moet echter meewerken aan de bewijsvoering. Dit kan echter niet zo ver dat de werkgever zou verplicht worden om voor elke betaling van een forfaitaire onkostenvergoeding concrete bewijsstukken te gaan aanvoeren. Het is de essentie van een forfaitair systeem dat er geen stavingstukken worden bijgehouden. De werkgever zal wel moeten aangeven welke soort onkosten het forfait geacht wordt te dekken en waarom hij deze meent te moeten vergoeden.

Volle laag

Indien de inspectie meent dat het gaat om verdoken loon zal de RSZ alsnog sociale zekerheidsbijdragen heffen. Het is de werkgever die de volle lading krijgt. Immers, hij dient niet alleen de werkgeversbijdragen te betalen, maar ook de werknemersbijdragen, een bijdrageopslag en intresten.

De werknemer ondervindt geen enkele financiële last van deze herkwalificatie. De werkgever kan wel voet bij stuk houden en weigeren om deze extra bijdragen te betalen. Hierop zal de RSZ het bedrijf tot betaling voor de arbeidsrechtbank dagen en zal uiteindelijk deze rechtbank oordelen over de vraag of het al dan niet echte onkostenvergoedingen zijn.

Eventueel kan het bedrijf onder voorbehoud de rsz-bijdragen betalen en nadien zelf de RSZ dagvaarden voor de arbeidsrechtbank tot terugbetaling. Dit om te vermijden dat men als bedrijf gebrandmerkt wordt als zijnde een achterstallige betaler van de RSZ, wat problemen kan opleveren om kredieten te bekomen of om deel te nemen aan openbare aanbestedingen.

Richtlijnen

Gezien deze potentiële zware problemen met een systeem van forfaitaire onkostenvergoedingen is het van cruciaal belang om bij het invoeren van een dergelijk systeem enkel duidelijke richtlijnen te respecteren, onder meer:

- Een piramidaal systeem, waarbij de functies met grootste verantwoordelijkheden de hoogste onkostenvergoedingen ; - Werknemers van een gelijkaardig functieniveau krijgen idealiter een zelfde kostenvergoeding; - Kostenvergoedingen worden niet doorbetaald tijdens ziekte of vakantie, aangezien per definitie tijdens een dergelijke periode de arbeidstaak niet wordt uitgeoefend en dus ook geen onkosten moeten gemaakt worden.

Filip Tilleman Advocaat Tilleman van Hoogenbemt, Antwerpen